हम सभी गलतियां करते हैं और कभी-कभी हमें खराब संबंधों के लिए दूसरों से क्षमा मांगने के लिए मजबूर होना पड़ता है। तो पत्र-माफी पत्र जटिल प्रकार के अक्षरों में से एक है। आखिरकार, इस पत्र में, लेखक अक्सर अपने पश्चाताप पर छूता है (और कभी-कभी माफी माँगने की कोई इच्छा नहीं होती है, और व्यापार पत्राचार में ऐसा होता है कि आपको अपनी गलतियों के लिए जरूरी माफी माँगनी भी नहीं है)।
माफी मांगने के लिए जरूरी है। आखिरकार, किसी के गलत होने, उनकी गलतियों और उनकी तैयारी को एक ही समय में स्वीकार करने की क्षमता प्रत्येक संगठन की छवि का एक महत्वपूर्ण तत्व है। लिखित माफी माँगने के मुख्य उद्देश्य को माफी के रूप में ले जाती है, साथ ही कंपनी के चेहरे को संरक्षित करती है और दूषित संबंधों को बहाल करती है। इसके अलावा, त्रुटि के नकारात्मक परिणामों को कम करने के दौरान संभावित संघर्ष घटना को कम करना महत्वपूर्ण है। निम्नलिखित मामलों में माफी पत्र भेजना चाहिए:
- किसी अन्य संगठन के कर्मचारियों के प्रति आपके हिस्से पर ग़लत व्यवहार (अमानवीय व्यवहार के मूल कारण के बावजूद)।
- यदि आपने अपने अनुबंध संबंधी दायित्वों को पूरा नहीं किया है (कारण के बावजूद भी)।
- आपके कर्मचारियों का गलत व्यवहार, जो किसी प्रकार का सार्वजनिक डोमेन बन गया।
- बल मजेर के मामले में।
माफी पत्र कैसे लिखें?
लिखित माफी के पास एक संरचना है जो सामान्य व्यापार पत्र की संरचना से कोई विशेष मतभेद नहीं लेती है, लेकिन यदि आप पत्र को तटस्थ करने का विषय बनाते हैं, तो यह विषय सबसे अच्छा विकल्प होगा, इस तथ्य पर ध्यान केंद्रित न करें कि यह पत्र माफ़ी है। कंपनी के शीर्ष प्रबंधक द्वारा पत्र पर हस्ताक्षर किए जाने दें। यह इंप्रेशन बनाना आवश्यक है कि प्रबंधक गलती से बनाई गई समस्या के महत्व से अवगत है और, जो हुआ उसके बारे में बहुत खेद है, घायल पार्टी से क्षमा मांगने के लिए तैयार है। माफी का पाठ आपकी कंपनी या आधिकारिक की पेशेवर प्रतिष्ठा की बहाली को प्रभावित करता है।
फॉर्म के आधार पर, पाठ को विभाजित किया गया है: प्रारंभिक भाग, मुख्य भाग और निष्कर्ष। माफी पत्र पत्र के प्रारंभिक भाग में केवल एक बार लाया जाता है। दूसरा पैराग्राफ मुख्य भाग है। क्या हुआ इसके कारण की व्याख्या करना आवश्यक है। वाक्यांशों से बचें "छोटी समस्या", एक छोटी देरी, "आदि। तीसरा अनुच्छेद दुःख, अफसोस की अभिव्यक्ति है। निष्कर्ष को उम्मीद व्यक्त करनी चाहिए कि ऐसा मामला फिर से होगा।
यह न भूलें कि यदि आप सबकुछ सही करते हैं, तो, किसी अन्य कंपनी या ग्राहक के असंतुष्ट कर्मचारी की बजाय, कुछ स्थायी प्राप्त करें।